Las mejores prácticas de gobernanza de datos para la ley GDPR

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es una de las legislación más significativa que afecta la protección y la privacidad de los datos en la Unión Europea (UE). Entró en vigencia el 25 de mayo de 2018 y estableció directrices estrictas sobre cómo los datos personales se deben recopilar, procesar, almacenar y compartir. Para las organizaciones que manejan datos personales, el cumplimiento de GDPR no es solo una obligación legal, sino también una parte esencial para mantener la confianza con los clientes, los socios y las partes interesadas.

Para garantizar el cumplimiento de GDPR y promover la gestión de datos responsable, las organizaciones deben integrar las mejores prácticas de gobernanza de datos en sus operaciones. La gobernanza de datos implica la creación de políticas, estándares y procedimientos para manejar los activos de datos, asegurando que los datos sean precisos, accesibles, seguros y se usen adecuadamente. A continuación, exploraremos las mejores prácticas clave de la gobernanza de datos bajo la ley GDPR.

1. Identificar y clasificar los datos

Comience por identificar y mapear todos los datos personales dentro de la organización. Esto incluye comprender de dónde provienen los datos y cómo se procesa, almacenan y comparten. A continuación, clasifique los datos en función de la sensibilidad y su propósito para garantizar un manejo y protección adecuados.

2. Minimizar los datos

Solo recopile datos necesarios para el propósito específico para el cual se está procesando. Evite recopilar datos excesivos que no sean necesarios. Luego, asegúrese de que los datos personales solo se usen para los fines que fue recopilado y no reutilizado sin el consentimiento del individuo.

3. Establecer control de acceso y seguridad

Implemente los controles de acceso basados ​​en roles (RBAC) para que solo el personal autorizado pueda acceder a los datos personales. Las organizaciones también deben cifrar datos personales confidenciales en reposo (como en un disco duro) y en tránsito (como en línea o por correo electrónico) para protegerlo del acceso no autorizado. Siempre que sea posible, las empresas deben anonimizar o seudonimizar datos para reducir el riesgo de exposición en caso de violación de datos.

4. Desarrollar privacidad desde el principio

Asegúrese de que la privacidad esté integrada en procesos comerciales, sistemas y operaciones desde el principio. Implemente la configuración de privacidad predeterminada que maximice la protección de datos, como la configuración de intercambio de datos predeterminada establecida en el nivel más restrictivo.

5. Administrar los derechos del sujeto de datos

Establezca procedimientos para manejar los derechos del sujeto de datos, como el derecho a acceder, corregir, borrar o restringir el procesamiento de sus datos, dentro de los plazos ordenados por GDPR. Proporcione instrucciones claras a los sujetos de datos sobre cómo ejercer sus derechos, asegurando la facilidad de acceso y transparencia.

6. Hacer cumplir las políticas de retención y eliminación de datos

Cree y haga cumplir políticas claras de retención de datos que especifiquen cuánto tiempo se conservarán los datos personales. Los datos personales solo deben mantenerse el tiempo necesario para cumplir con el propósito para el cual se recopiló. Además, implementa un proceso para eliminar de forma segura los datos que ya no se necesitan, de acuerdo con las políticas de retención. Esto incluye garantizar que los datos se borren de forma segura de todos los sistemas, copias de seguridad y dispositivos de almacenamiento.

7. Administre proveedores y terceros

Asegúrese de que cualquier tercero que procese datos personales en nombre de la organización (procesadores de datos) cumplan con GDPR firmando los acuerdos de procesamiento de datos (DPA). Estos acuerdos deben describir claramente los roles, las responsabilidades y las obligaciones de protección de datos. Evalúe y audite regularmente a los proveedores de terceros para asegurarse de mantener el nivel requerido de protección de datos.

8. Desarrollar un plan de respuesta de violación de datos

Desarrollar y mantener un plan de respuesta de violación de datos robusto que cumpla con el requisito de notificación de incumplimiento de 72 horas de GDPR. El plan debe incluir acciones inmediatas, notificaciones internas y notificaciones a las personas afectadas y las autoridades relevantes. Investigue cualquier incumplimiento potencial a fondo y documente los hallazgos. Esto incluye el seguimiento del impacto y las acciones correctivas tomadas para mitigar el problema.

9. Documente todas las actividades de procesamiento de datos

Mantener registros completos de las actividades de procesamiento de datos. Documente qué datos se procesan, por qué se procesa, la base legal para el procesamiento y cuánto tiempo se conservarán los datos. Asegúrese de que las prácticas de gobierno de datos de la organización estén bien documentadas para demostrar el cumplimiento de GDPR durante las auditorías. Esto incluye mantener políticas, registros de capacitación, registros de consentimiento y acuerdos de procesamiento de datos.

10. Realizar evaluaciones de impacto de protección de datos (DPIA)

Para actividades de procesamiento de datos de alto riesgo, como el procesamiento a gran escala de datos confidenciales, realizar evaluaciones de impacto de protección de datos (DPIA) para identificar y mitigar los riesgos potenciales con la privacidad del sujeto de datos. Implemente medidas para mitigar los riesgos identificados, como seudonimato, cifrado o restringir el acceso a los datos.

11. Proporcionar capacitación en GDPR

Proporcione capacitación GDPR continua para que los empleados se aseguren de que comprendan sus roles y responsabilidades para proteger los datos personales. Esto debe incluir los principios de privacidad de datos, los derechos del sujeto de datos y el manejo de datos confidenciales. Fomentar una cultura de privacidad dentro de la organización al crear continuamente la conciencia sobre el cumplimiento de GDPR y las mejores prácticas de protección de datos.

12. Designe un oficial de protección de datos (DPO)

Si es necesario, designe un oficial de protección de datos (DPO) para supervisar las actividades de protección de datos de la organización. El DPO será responsable de garantizar el cumplimiento de GDPR y actuar como un punto de contacto para los sujetos de datos y las autoridades reguladoras. El DPO debe operar de forma independiente y tener la autoridad para plantear preocupaciones de privacidad directamente a la alta gerencia.

13. Asegurar el cumplimiento de las transferencias de datos fuera de la UE

Si los datos personales se transfieren fuera de la UE, garantice el cumplimiento de los requisitos de GDPR para las transferencias de datos internacionales. Esto puede implicar el uso de cláusulas contractuales estándar (SCC), reglas corporativas vinculantes (BCR) o garantizar que el país de destino tenga un nivel adecuado de protección de datos.

14. Procesos de auditoría y continuar mejorando

Auditar regularmente los procesos de gobierno de datos para garantizar el cumplimiento de GDPR. Estas auditorías deben evaluar las actividades de procesamiento de datos, las medidas de seguridad, los controles de acceso y el manejo de los derechos del sujeto de los datos. Controle y actualice continuamente las prácticas de gobierno de datos para abordar nuevos riesgos, cambios en los procesos comerciales o actualizaciones de las leyes de protección de datos.

Al implementar estas mejores prácticas, las organizaciones pueden crear un marco sólido de gobierno de datos que garantice el cumplimiento de GDPR, mitiga los riesgos y fomente la confianza con los clientes y las partes interesadas.

El cumplimiento de GDPR es crucial para las prácticas de gobernanza de datos

El cumplimiento de GDPR es esencial para las prácticas modernas de gobernanza de datos, e implementar estas mejores prácticas puede ayudar a las organizaciones a salvaguardar los datos personales, fomentar la confianza y evitar sanciones costosas. Al crear un marco sólido de gobernanza de datos, integrar los principios de protección de datos en todos los aspectos de la organización y mantener los esfuerzos de cumplimiento continuo, la organización no solo cumplirá con las obligaciones legales sino que también obtendrá una ventaja competitiva.

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